Képzeld el ezt: egy fejlesztőkből és dizájnerekből álló csapatot vezetsz egy projekten. Feltűnik, hogy néhányuk nem tudja tartani a lépést, és hibákat követnek el, de nem tudod, hogy hogyan jelezd nekik a problémát, anélkül, hogy zavarba hoznád, vagy megsértenéd őket. A projekt véget ér, túlszaladtatok a határidőn, az ügyfél dühös, és a csapat összes tagja egymást hibáztatja.
Ha nem adsz visszajelzést, vagy nem megfelelő formában közlöd, az komoly károkat okozhat. Egész projektek omolhatnak össze, a csapat lelkesedése kifulladhat, és akár a munkatársak kapcsolatai is megromolhatnak.
Ebben a cikkben a szakértőnk összegyűjtötte a legjobb tippeket arról, hogy hogyan adjunk visszajelzést, milyen a jó visszajelzés, és mi az a 10 alapszabály, amelyet követned kell, ha sikeresen akarod vezetni a csapatodat.
A visszajelzés alapfogalmai
Mielőtt elmélyülnénk a témában, érdemes átbeszélni a legfontosabb fogalmakat:
- Visszajelzés: semleges kifejezés, amely magába foglalhat pozitív és negatív tartalmat is
- Konstruktív/építő jellegű kritika: negatív visszajelzés, amely a megoldandó problémákra koncentrál
- Dicséret: pozitív visszajelzés, amely a munka jól sikerült részeire fókuszál
Miért olyan fontos visszajelzést adni
Aki IT területen dolgozik, mind ismeri a “performance review” fogalmát, azaz a teljesítményértékelő meetinget.
Ennél a hivatalos visszajelzési formánál kiemelten fontos, hogy mikor, és hogyan tálalod, mivel ez a legfontosabb értékelés, ami be van építve a munkafolyamatba. Ha szeretnéd te is megtapasztalni, és informatikus állás után néznél, csatlakozz a csapatunkhoz!
A visszajelzés fontossága:
Kiváló végeredmény
A cél az, hogy minőségi munkát végezzen mindenki, és hogy a végső termék az ügyfél valamennyi elvárásának megfeleljen. A jó visszajelzés részletesen bemutatja az esetleges hiányosságokat, és segít a specialistának a jövőre nézve.
Új csapattagok betanítása és fejlődése
Ha részletesen elmagyarázod az új (gyakran még kevésbé tapasztalt) munkatársaidnak, hogy min és miért kéne változtatni, tudnak tanulni belőle, és előrelépni a karrierjükben.
Csapategység és bizalom
A jól szervezett, tudatos, rendszeres visszajelzés, egy barátságos környezetben javítja a csapatmunkát és a kollégák kapcsolatát. Ha pedig van bizalom és őszinteség a csapattagok között, könnyebb elérni a közös célokat. Az egészséges “feedback culture”, vagyis a visszajelzés kultúrája ezért is olyan fontos a mai céges környezetben.
Milyen a hatékony visszajelzés
Egy visszajelzés akkor igazán hatékony, ha hosszútávú eredményt hoz.
A pozitív visszajelzés motiválja a másikat, hogy még jobban teljesítsen, és növeli az önbizalmát. A konstruktív kritika pedig segít neki a fejlődésben, és a hibák kijavításában.
Ha úgy vesszük, a hatékony visszajelzés mindig pozitív, hiszen ha jól tálalod, még a kritika is épít, és hozzád tesz valamit.
Hogyan adjunk konstruktív visszajelzést
A visszajelzésnek rendszeresnek és időszerűnek kell lennie. A visszajelzés gyakorisága függ a szakember tudásszintjétől és a projekt összetettségétől, valamint az ügyfél is befolyásolhatja.
A visszajelzés azért is fontos, mert segít összehangolni a munka egyes fázisait, bemutatni az ügyfélnek bizonyos időközönként az addig elért eredményeket, stb.
Gyakori alkalmak konstruktív visszajelzésre:
- Az ügyfél visszajelzést adhat egy bizonyos szakember munkájáról
- A szakember kérhet visszajelzést, hogy milyen irányba fejlessze a készségeit
- A menedzser észrevesz valamit, amit sürgősen meg kell vitatni a csapattal, vagy az ügyféllel
Ugyanakkor a visszajelzés nem csak arra szolgál, hogy megvitass bizonyos teljesítménybeli problémákat. A jól megérdemelt dicséret motiválja a másikat és segít hinnie a saját képességeiben. Persze megteheted, hogy csak a hibákra mutatsz rá, és egyértelműnek veszed, hogy a projekt többi része rendben van.
Viszont ez nem mindenki számára egyértelmű, főleg, ha még pályakezdők. A jó visszajelzés pedig nagyban tudja növelni a csapat teljesítményét. Beszéljünk tehát arról, hogy hogyan adjunk visszajelzést hatékonyan!
Hogyan adjunk visszajelzést: 10 alapszabály – mit tegyél és ne tegyél
- Legyél őszinte: A kegyes hazugságok többet ártanak mint használnak hosszútávon. Ha hibát találsz, ne rejtsd el, és ne várdd meg, hogy a másik magától rájöjjön, és kijavítsa. Mondd el neki minél hamarabb, hogy tanulhasson belőle, és fejlődhessen. Ne próbáld ilyen módon védeni az érzéseit!
- Legyél kedves: Nem az a cél, hogy a másikat a földbe döngöld. Az, aki a visszajelzést kapja könnyen megsértődhet, és nem veszi majd figyelembe a tanácsodat. Amikor visszajelzel valakinek, tartsd észben, hogy mindannyian követünk el hibákat.
- Legyél konkrét: Általános megállapítások helyett beszélj a konkrét problémákról és megoldásokról. Már csak ezért is érdemes előre összeszedned a gondolataidat!
- Legyél időszerű: Ne várj fél évet a kritikával, különben már rég késő (főleg, ha nagy a hiba!). Ráadásul idővel mindenki elfelejti a részleteket, így a visszajelzésed már nem lesz értékes a számukra.
- Legyél konstruktív: A “Nem tetszik” egy értéktelen visszajelzés. Oszd meg, hogy miért nem jó szerinted, és ajánlj fel alternatív megoldásokat. Emellett a “mert” szó használata bizonyítottan könnyebben ráveszi az embereket a kritika elfogadására.
- Negatív szavak helyett használj javaslatokat: Kerüld a “hiba”, “rossz”, és hasonló kifejezések használatát. Inkább mondd, hogy “Szerintem ezt meg kéne változtatni erre, mert…”
- Szabd személyre a visszajelzést: Ha ismered a másikat, tudod, hogy hogyan kommunikálj velük. Használj humort, beszélj az “ő nyelvükön”. Ha nem beszélnek jól angolul, válassz egyszerű szavakat. Ha nincs magas végzettségük, próbáld leegyszerűsíteni a mondanivalódat.
- Maradj professzionális: Koncentrálj a projektre, ne a másik személyiségére. Próbáld kerülni az olyan megjegyzéseket, mint “Jó vagy”, inkább mondd, hogy “A proaktív hozzáállásod és a munkád minősége nagyon jó” vagy “Figyelemreméltó, ahogy megoldottad azt a problémát”.
- Használj barátságos, udvarias hangnemet: Teremts kellemes hangulatot, és mindig add meg a másiknak a tiszteletet, amikor visszajelzést adsz.
- Készülj fel a beszélgetésre, és tartsd privátban: Gyűjts adatokat, készíts képernyőfotókat, szedd listába a megbeszélendő pontokat. A teljesítmény értékelés gyakran összemosódik más témákkal, ezért fontos, hogy kézben tartsd a beszélgetést. Ráadásul a meeting után meg tudod osztani a jegyzeteidet, mint írásos visszajelzést is. Emellett fontos, hogy ne az egész csoport előtt kritizáld a másikat, szánj időt egy személyes találkozóra.
Hogyan adjunk negatív visszajelzést
Mentorként vagy menedzserként a következőket vedd figyelembe amikor építő kritikát fogalmazol meg:
- Ne mutass negatív érzelmeket. Kerüld a túlzottan negatív érzelmeket, mint a frusztrációt, dühöt, vagy csalódottságot. Figyelj oda a testbeszédedre és a szavaidra!
- Ne ítélkezz. Nem szabad, hogy előítéletes legyél a másikkal szemben. Mindig az adott projektről vagy feladatról mondj bírálatot, egy bizonyos időszakban.
- Ne hasonlíts más csapattagokhoz. Minden szakember más tudásszinten van és más tapasztalattal rendelkezik, ezért nem jó irány összevetni őket.
- A tényekre alapozd a visszajelzést. Támaszd alá a visszajelzésedet érvekkel, számokkal, tényekkel. Hogy átfogó visszajelzést alkoss, nézd meg, hogyan teljesített az adott munkavállaló a korábbi projekteken, akár az elmúlt hat hónapban. Ez persze csak a nagy értékelő meetingre vonatkozik.
- Strukturáld a visszajelzést. Gondold át a beszélgetés menetét. Ha túl rövid visszajelzést adsz, akkor nem tudsz belemenni a részletekbe, viszont a túl sok információt nem tudja a másik befogadni. Találd meg a jó egyensúlyt.
- Adj visszajelzést, ne stresszt. Ne helyezz nyomást a másikra, és ne éreztesd vele, hogy őt hibáztatod mindenért.
- Adj ötleteket és megoldásokat. Ha a másik nem tudja, hogy hogyan oldja meg a problémát, adj tippeket, iránymutatást, vagy amire szüksége van.
A beszélgetés célja, hogy segítse a szakembert, inspirálja és motiválja őt. Hozz létre egy olyan környezetet, ahol bátran megoszthatja ő is a véleményét.
Íme néhány visszajelzés példa:
“Szerintem jobban kéne odafigyelned arra, hogy…”
“Próbálj ebben fejlődni…”
“Észrevettem, hogy ez a projekt lassabban megy, mint vártuk. Van valami oka annak, hogy nem vagy motivált, vagy elakadtatok? Hogyan tudnék segíteni?”
A jó visszajelzés arra is megtanítja a másikat, hogy elemezze a saját munkáját, megértse az elvárásokat, és előre lássa a felmerülő problémákat.
Építő kritika példák és visszajelzés technikák
A “szendvics” visszajelzés technika
És most következzen két olyan technika, amelyek segíthetnek abban, hogy konstruktív visszajelzést adj. Az első egy igen népszerű modell, amelyet “szendvics szabálynak” is hívnak.
A modell szerint a visszajelzés három fontos lépésből áll:
- Egy kezdeti pozitív üzenet. Emeld ki a jó részeket a kollégád munkájában, akár csak apróságokat is, és kezdj egy pozitív visszajelzéssel. Ezzel elismered azt az időt és energiát, amit belefektettek, és jó hangulatot hozol a beszélgetésbe.
- A kritika. A konstruktív visszajelzés középső részén mutass rá azokra a részekre, amelyeken javítani, változtatni kéne.
- Egy motivativációs pozitív üzenet. Végül zárd le a beszélgetést tippekkel, amelyek segíthetik a specialistát, és fejezd ki, hogy mennyire bízol az ő képességeiben, és hogy jó irányba halad.
Itt egy példa a hatékony visszajelzésre ezzel a technikával:
“A projekt jól alakul, és látszik, hogy jól be tudod osztani az idődet. Az ügyfél is nagyon elégedett az eddigi eredményeinkkel. Ahogy haladunk előre, fontos lenne megvitatnunk, hogy ez és ez a rész hol tart éppen.
Észrevettünk néhány bugot, és hogy ki tudjuk védeni ezeket a problémákat a jövőben, ezt meg azt javaslom. Mit gondolsz? Biztos vagyok benne, hogy képes leszel ezeket az extra feladatokat könnyen ellátni.”
Fontos: Néhány szakértő úgy véli, hogy a technika felett már eljárt az idő. Az alapgondolat jó, de van néhány probléma vele:
- Vannak emberek, akik nem hallják meg benne a kritikát, és azt gondolják, hogy minden rendben van
- Mások meg úgy érzik, hogy ettől a dicséret is hamis lesz, hiszen mindig jön a nagy DE…
Ez a technika tehát csak akkor tud működni, ha egészséges egyensúlyban tartod a dicséretet és a kritikát, valamint őszinte vagy.
Az “A-E-I-O-U” visszajelzés technika
Az A-E-I-O-U mozaikszó a technika angol neve, amely a lépések kezdőbetűiből jön össze. Ez már összetettebb az előzőnél, és egy pozitív visszajelzési folyamaton vezet végig.
- A – Acknowledge/Ismerd el a másik kemény munkáját, az időt és energiát, amit eddig a feladatra szánt. “Látom, hogy milyen sokat dolgoztál rajta…”, “Tudom, hogy a legjobb tudásod szerint dolgoztál rajta, és szeretnél jó eredményt elérni”, stb.
- E – Express/Mutass rá a problémákra, konkrét példákra. Használhatsz olyan kifejezéseket, mint “Aggódom, hogy ez nem fog úgy működni, ahogyan kéne…”.
- I – Identify/Azonosítsd a célokat, és a következő lépéseket. Készíts egy tervet, hogy hogyan fogjátok elérni őket. Az instrukcióid legyenek specifikusak és egyértelműek.
- O – Outcome/Oszd meg a hosszútávú elképzeléseidet a specialistával. Mutasd be, hogy milyen eredményeket szeretnél elérni, és ez milyen előnyökkel jár a csapattagok számára is.
- U – Understanding/Érts egyet és értsd meg a másikat. Bizonyosodj meg róla, hogy megegyeznek a céljaitok. Találkozzatok középen, ha szükséges, és kössetek kompromisszumot.
Hogyan javítsunk a visszajelzéseken a munkahelyen
Négyszemközt adj konstruktív visszajelzést
Szervezz személyes meetinget, főleg, ha már hosszú ideje nem beszéltél az adott kollégával. Ez biztonságos környezetet biztosít az őszinte beszélgetéshez, zavaró tényezők nélkül.
Nagyon rosszul tud kijönni, ha az egész csapat előtt mutatsz rá az elkövetett hibákra. Ez megalázó lehet, és negatív érzelmeket szülhet.
Ugyanakkor a dicséret az egész csapat előtt is elhangozhat. Így a másik érzi, hogy megbecsülik, és önbizalmat ad neki. Mindig gondold át, hogy melyik szituáció lenne az előnyösebb.
Figyelj a Juniorokra és gyakornokokra
A Junior és kezdő kollégákkal beszélj minél többet, és adj nekik útmutatást, segítséget, hiszen ez elengedhetetlen a szakmai fejlődésükhöz. Például így: “Jobb, ha megnöveled a betűméretet, mert itt nehezen olvasható”.
A tapasztalt szakértők a rövidebb instrukciót is megértik: “Szerintem gondold át a betűméretet”. Egyben azt is felmérheted, hogy ők mennyire látják át a saját munkájukat.
Hogyan fogadd a visszajelzést a munkahelyen
Végezetül beszéljünk arról, hogy hogyan tudod fogadni a visszajelzéseket elegánsan, sértődés nélkül.
- Ne vedd magadra. Tudom, hogy nehéz, de próbáld úgy megközelíteni a visszajelzést, hogy ez a kritika a munkádról szól, és nem rólad. Vegyél egy nagy levegőt, és próbáld meg a másik szemszögéből ránézni a problémára.
- Legyél nyitott. Lehet, hogy nem értesz egyet a visszajelzéssel, de gondolkozz el rajta. A legtöbb esetben rájössz majd, hogy van benne valami igazság, és találsz majd kompromisszumot.
- Legyél udvarias, de ragaszkodj az igazadhoz. Mondj köszönetet az építő kritikáért, és oszd meg a saját, professzionális véleményedet. Például így: “Köszönöm, értem, hogy mire gondolsz. Ugyanakkor a tapasztalataim szerint a kék CTA gombnak jobb a kattintási aránya, mint a pirosnak. Megmutathatom a számokat, és aztán találhatunk együtt megoldást.”
- Engedd el. A legtöbb munkahelyen az utolsó szót gyakran egy felsővezető mondja ki, aki vagy egyetért veled, vagy nem. A véleményedet mindig számokkal, tényekkel alátámasztva mondd el, de nem érdemes vitatkozni minden apróságon. Ha mégis “elveszted” az ügyet, akkor menj tovább az eredeti kéréssel.
Extra tipp: Munkavállalóként/szabadúszóként mindig kérj visszajelzést, és gyűjtsd össze a pozitívakat. Ezeket bemutathatod a Portfóliódban, és bizonyíthatod velük, hogy milyen jó minőségű a munkád. Mindig kérdd meg a menedzsereidet és ügyfeleidet, hogy osszák meg a véleményüket!
Az a legjobb, ha képernyőfotókat használsz, ahol látszik az illető teljes neve és pozíciója – ha erre ők is engedélyt adtak. Ha pedig szeretnél többet megtudni arról, hogy hogyan juthatsz előnyhöz, ha egy új állásra jelentkezel, nézd meg, hogy melyek a jó készségek az önéletrajzba!
A konstruktív kritika szintén jól jöhet a jövőben (azon túl is, hogy tanulsz belőle). Sok állásinterjún kérik meg arra a jelöltet, hogy mutasson be egy olyan szituációt, amikor valamilyen hibát vétett, és hogy hogyan oldotta meg a problémát. Gyűjts be néhány példát, hogy készen állj az ilyen kérdésekre!
Tetszett a cikkünk? Vedd fel velünk a kapcsolatot és adj nekünk visszajelzést! 😉
